Automatisch inkomende facturen betalen met Salesforce

De EuroQol Research Foundation is een non-profit organisatie die onderzoek in de gezondheidseconomie ondersteunt. Zij biedt toegang tot de familie van EQ-5D vragenlijsten, waarmee kwaliteit van leven kan worden gemeten. Als non-profit organisatie geeft zij gratis toegang tot deze vragenlijsten voor gebruik in niet-commercieel onderzoek en in patiëntenzorg. Daarnaast financiert de Foundation wetenschappelijk onderzoek naar met meten van kwaliteit van leven, of de analyse van dit soort data.

Wegens de continue groei die EuroQol doormaakt neemt het aantal inkomende inkoopfacturen toe. Veel stappen in het verwerkingsproces van die inkoopfacturen waren handmatig en daarmee tijdrovend en foutgevoelig. Om dit vraagstuk op te lossen benaderden we Semso, Exact Online partner en gespecialiseerd in het maken van automatische koppelingen tussen software pakketten.

Hoe EuroQol ontzorgd wordt

Om EuroQol maximaal te ontzorgen hebben we een koppeling geïmplementeerd tussen de Salesforce omgeving waar de facturen binnenkomen en het boekhoudpakket van waaruit ze betaald worden (Exact Online). Hierin onderscheiden we de volgende stappen:

  1. Een inkoopfactuur wordt in Salesforce door EuroQol op "te betalen" gezet;
  2. De Semso koppeling pakt deze factuur op en zet deze met bijbehorende relatie als inkoopfactuur in Exact Online;
  3. Tegelijkertijd wordt een betaling aangemaakt voor deze factuur;
  4. Dagelijks worden de betalingen op een vast moment verwerkt door Exact Online;
  5. De betalingen worden handmatig in de bankomgeving geaccordeerd door de gemachtigde persoon. Dit kan per batch;
  6. De dag na betaling wordt de status van de factuur in Exact Online aangepast. Ook wordt de factuurstatus teruggekoppeld naar Salesforce en daar automatisch bijgewerkt.

Wat levert het EuroQol op?

Het grootste voordeel voor EuroQol is dat inkoopfacturen slechts één keer ingevoerd en gecontroleerd hoeven te worden. De meest intensieve handmatige handelingen worden geautomatiseerd. Het enige dat nog handmatig gedaan moet worden is het accorderen van de batchbetaling. Door de tijd die hiermee bespaard wordt heeft EuroQol onder andere de tijd om meer EQ-5D registraties te verwerken en tegelijkertijd klanten tevreden te houden, zonder het team te hoeven uitbreiden. Kortom: met het huidige team klaar voor de toekomst!

Interesse?

Heeft dit jouw interesse gewekt en wil je meer weten van onze aanpak, dan kun je hier contact met ons opnemen voor een vrijblijvende afspraak.
Share on

Opgericht in 2007 met kantoor in Utrecht. Wij maken IT en Salesforce toegankelijker voor start-ups en scale-ups.

Contact

Tel: +31 (0)30-3075724

Email ons: info@musqueteer.nl

Adres

Nijverheidsweg 16a, 3534 AM Utrecht, Nederland